Exact

WooCommerce koppelen aan Exact Online

Exact Online is een veelgebruikt boekhoudprogramma voor ondernemers. Als je een WooCommerce‑webshop hebt, kan het handig zijn om WooCommerce te koppelen aan Exact. Hierdoor worden bestellingen, facturen, klanten en omzet automatisch verwerkt in je administratie. Dat scheelt veel tijd en voorkomt fouten.

De koppeling maak je met een speciale plugin.

Hoe werkt de koppeling?

WooCommerce en Exact Online communiceren via de Exact API.
Een plugin zorgt ervoor dat:

  • bestellingen automatisch worden doorgestuurd naar Exact
  • verkoopfacturen automatisch worden aangemaakt
  • klantgegevens worden toegevoegd of bijgewerkt
  • btw en omzet automatisch worden geboekt
  • betalingen worden gesynchroniseerd (afhankelijk van de plugin)

Je hoeft dus niet meer handmatig facturen of boekingen in te voeren.

Welke plugin heb je nodig?

Er zijn meerdere aanbieders die een koppeling met Exact Online aanbieden. De bekendste zijn:

  • Webwinkelfacturen.nl
  • Combidesk
  • Exact Online WooCommerce Connector (via Exact App Center)
  • S‑Connect

Deze plugins zijn niet gratis, maar besparen veel tijd en zorgen voor een foutloze administratie.

Wat kan de koppeling doen?

De meeste plugins bieden deze functies:

  • Automatisch verkoopfacturen aanmaken in Exact
  • Bestellingen direct verwerken in je administratie
  • Klantgegevens automatisch aanmaken of bijwerken
  • Automatische btw‑verwerking
  • Producten koppelen aan grootboekrekeningen
  • Betalingen synchroniseren
  • Voorraad synchroniseren (bij sommige plugins)

Sommige plugins bieden extra opties, zoals:

  • koppeling met abonnementen
  • koppeling met magazijnbeheer
  • automatische incasso

Hoe koppel je WooCommerce aan Exact Online?

De stappen verschillen per plugin, maar meestal werkt het zo:

1. Installeer de plugin

Download de plugin via:

  • de website van de aanbieder
  • of het Exact App Center

Upload de plugin in WordPress via:

Plugins > Nieuwe plugin > Plugin uploaden

Activeer de plugin.

2. Maak een Exact API‑koppeling aan

  1. Log in op Exact Online
  2. Ga naar App Center
  3. Zoek de plugin die je gebruikt
  4. Klik op Koppelen of Authorize
  5. Geef toestemming voor toegang tot jouw administratie

Sommige plugins vragen om:

  • je administratie‑ID
  • je divisienummer
  • je Exact‑accountgegevens

3. Vul de gegevens in WooCommerce in

Ga in WordPress naar:

WooCommerce > Instellingen > Exact (of de naam van de plugin)

Vul hier in:

  • je Exact‑account
  • je administratie‑ID
  • je divisienummer
  • eventuele API‑sleutels (afhankelijk van de plugin)

De plugin maakt nu verbinding met Exact Online.

4. Stel de koppeling in

Je kunt meestal kiezen:

  • wanneer facturen moeten worden aangemaakt
    (bijv. bij status betaald of voltooid)
  • welke grootboekrekeningen worden gebruikt
  • hoe btw moet worden verwerkt
  • of klanten automatisch moeten worden aangemaakt
  • of producten moeten worden gesynchroniseerd
  • of voorraad moet worden bijgewerkt

Neem even de tijd om dit goed in te stellen.

5. Test de koppeling

Plaats een testbestelling in WooCommerce en controleer:

  • of de bestelling in Exact verschijnt
  • of de factuur goed wordt aangemaakt
  • of de btw‑bedragen kloppen
  • of klantgegevens goed worden overgenomen
  • of voorraad wordt bijgewerkt (indien ingesteld)

Als alles klopt, kun je de koppeling live gebruiken.

Voordelen van de koppeling

  • Geen handmatig werk meer
  • Minder kans op fouten
  • Altijd een actuele administratie
  • Automatische btw‑verwerking
  • Sneller factureren
  • Overzichtelijke omzet per product of categorie
  • Mogelijkheid tot voorraadbeheer via Exact

Voor veel webshops is dit een enorme tijdsbesparing.

Tot slot

Met een WooCommerce‑Exact‑koppeling kun je je administratie grotendeels automatiseren. Kies een plugin die past bij jouw wensen en test de koppeling goed voordat je live gaat.